こんにちは。しまです。

園長先生からよく聴くお悩みシリーズの１つが「会議運営のこと」です。

うちの（職員）会議、発言がないんだよなぁ。どうしたらいい？

ここで重要なのは、すぐに「園長、それは心理的安全性が問題ですね」と断定しないことです。
そもそも、まず、前提として下記のように大きく２つの会議形式があります。

そもそもの会議の構造で、伝達・報告系の会議なのに（またはそれが中心の会議なのに）

もっと発言してくれよ。

と言うのは難しい話です。「ここは発言して良い場なのか、聴いた方がいい場なのか」ごちゃごちゃしているので、発言が起きにくくなります。

ではどうしたら良いか？

会議をつくるときに重要なのは３つだけです。

まず、会議を行う前に、３つのことを決めておきます。

①Goal ：ゴールを決める。
②schedule ：スケジュールを決める。
③Rule ：ルールを決める。

①Goal ：ゴールを決める。

その会議（もしくはその扱う議題）が終わったときに、どんな状態や成果が手に入っていたら良いのか？を明確にします。

例
・運動会で何をやるのかが決まっている
・3歳児クラスの課題を明確にし、解決策を１つ以上決める。

そのゴールを叶えるためには、どのような話し合いをする必要があるのか、そのためには、どこの議題に対してどれくらいの時間を使って進めていくのかを明確にします。

例えば、「伝達・報告をする時間」と「みんなで話し合いをする時間」のどちらも扱いたいときは、扱う時間帯を分けたり、伝達・報告事項は書面のみで共有するようにします。大切なのは、ゴールを叶えるためには何をその時間で扱うと良いのか、です。全てはゴールから逆算して考えます。

会議を進めていく上でのルール（約束事）です。
例えば、下記のような感じです。

他にも、下記のように設定をする場合もあります。

（コミュニケーションに関するルール）
・本音で話す
・全員が１人１回は発言する。
・否定しない。
・誰かが何かを発言したら、「いいね」と言う。

（その他のルール）
・時間通りにはじめて、時間通りに終わる。
・お手洗いはご自由に。

どのような会議の雰囲気にしたいのかで、必要なルールを決めて参加者全員に合意を取ります。

そして、もし仮に進行をしている中で、ルールが守られていないと感じたら「このルールを見てください♡」と伝えて軌道修正をしていきます。

冒頭にあった「発言がないんだよなぁ」のお悩みもルールを設定をすることで、少し解消していくと思います。（発言に抵抗がある人にとっても「ルールがあるから話しやすくなる」という心理的な効果があります。）

①Goal ：ゴールを決める。
②schedule ：スケジュールを決める。
③Rule ：ルールを決める。

この3つを事前に決めて、最初に全体で共有する（書面にして見える化させておくのがおすすめ）だけで、会議の雰囲気が大きく変わります。

時間通りにはじめて、時間通りに終わる。

「遅刻はダメ！」と言うのに、終わりの時間が守られないケースってよくあります笑

時間通りに終わらない会議が慢性化してくると、それだけで職員が会議に臨む姿勢が後ろ向きになります。もし万が一、時間通りに終わらないことが慢性化しているとしたら、このルールをつくって守るのがおすすめです。